Inizieremo col creare alcuni conti e categorie e con l'immettere alcune semplici transazioni.

Apparirà la finestra di dialogo "Crea nuovo conto" (in caso contrario, sfiorare sul pulsante "Nuovo" della barra degli strumenti). Notare che la finestra di dialogo presenta delle ‘schede’. Ciascuna ‘scheda’ ("Generale", "Saldo" e "Addizionale") contiene righe diverse da compilare durante la descrizione del nuovo conto.

2. Nella pagina iniziale "Generale", digitare "SanPaolo" sulla riga "Nome abbreviato" e "Conto corrente SanPaolo" sulla riga "Descrizione", come indicato qui sotto:

È possibile non modificare il tipo di conto, l'icona e lo stato predefinito, in quanto si tratta davvero di un conto bancario.

3. Passare alla scheda "Saldo" e digitare il saldo iniziale del conto corrente SanPaolo, ad es. 275.000 lire. (Notare che non occorre immettere il segno di lire.)

A meno che si sia esperti di contabilità, non sarà probabilmente necessario modificare i nomi predefiniti per ‘Debito’ e ‘Credito’.

La scheda "Addizionale" permette di immettere alcune informazioni sul conto, a titolo di riferimento per l'utente, che non verranno però usate da Money nelle operazioni quotidiane.

4. Sfiorare "OK" per indicare a Money che la finestra di dialogo è stata completata con le dovute informazioni e che le pagine delle schede contengono dettagli corretti.

Si è creato il primo conto. Lo schermo di Money dovrebbe assomigliare al seguente:

Notare l'interfaccia a schede, con la scheda "Conti" in primo piano e la scheda "Categorie" dietro ad essa. Proprio come quando si naviga nella finestra di dialogo "Crea nuovo conto", queste schede permettono di passare rapidamente da uno schermo all'altro di Money.

Lo schermo "Conti" offre una buona descrizione del capitale di ciascun conto della propria amministrazione (in questo caso, solo le 275.000 lire sul conto corrente SanPaolo), e include il capitale netto totale nell'angolo inferiore destro. L'aver a disposizione il proprio capitale netto relativamente ad un determinato periodo di tempo è sempre interessante e, talvolta, (s)confortante!

Notare che non appena si definisce un secondo conto, nella parte superiore dello schermo appaiono due ulteriori ‘schede’, "Libro" e "Pianificate". Poiché Money utilizza i principi della contabilità in partita doppia, non poteva usare questi ulteriori schermi di transazioni con l'unico conto precedentemente creato.

2. Ripetere il processo per i contanti di cui si dispone. Usare "Liquido" e "Soldi nel portafoglio" come nomi, "Cassa" come tipo di conto e impostare il saldo iniziale su 100.000 lire.

Quando si crea un conto Cassa, non è possibile scegliere lo stato predefinito perché le transazioni in contanti vengono sempre riconciliate.

3. Infine, ripetere nuovamente la procedura per la carta di credito Visa usando il tipo di conto "Carta". Usare "Visa" e "Visa 1234.5678.1234.5678" come nomi. Nella pagina "Saldo", si potrà osservare il suggerimento utile di Money nella parte inferiore della finestra di dialogo. I saldi iniziali delle carte di credito vengono solitamente immessi come importi negativi, e cioè si è debitori di tali importi nei confronti della società emittente. Digitare quindi -250.000 lire:

Sono stati creati quattro conti e lo schermo dovrebbe assomigliare al seguente:

Osservare come la schermata Conti offra un quadro generale della propria situazione finanziaria, e come il capitale netto rifletta ora la somma dei saldi dei quattro conti. Notare inoltre il modo in cui il saldo negativo immesso per il conto della carta di credito sia stato rappresentato dalla cifra nella colonna "Passivo".

Sono stati definiti i conti nei quali "custodire" il proprio denaro ma sinora non si è avuta la possibilità né di spendere né di imputare le entrate a determinate voci. È giunto il momento di creare alcune categorie!

1. Usare l'opzione "Nuova categoria" (oppure Tab per accedere alla pagina Categorie e sfiorare il pulsante "Nuovo" della barra degli strumenti). Apparirà la finestra di dialogo "Nuova categoria".
2. Digitare "Stipend" nel campo "Nome abbreviato", "Stipendio mensile" nel campo "Descrizione, e "Entrate" in quello del tipo, come indicato qui sotto. Sfiorare "OK" per confermare le informazioni.

Lo schermo visualizza ora la categoria Stipend. Ignorare, per il momento, il pulsante "Annuale" nella parte superiore di una delle colonne, relativo alle funzioni di budget mensile di Money, spiegate più oltre.

Poiché nella vita reale il denaro viene speso oltre ad essere guadagnato, occorre definire ora alcune categorie di spesa. Come esempi, useremo Affitto, Superm. e Abbigl..

1. Usare nuovamente l'opzione "Nuova categoria" e digitare "Affitto", "Affitto mensile", "Uscite" e sfiorare "OK".
2. Usare nuovamente "Nuova categoria" e digitare "Superm.", "Cibi e bevande", "Uscite" e sfiorare "OK".
3. Usare nuovamente "Nuova categoria" e digitare "Abbigl.", "Vestiti e accessori", "Uscite" e sfiorare "OK".

Lo schermo delle categorie dovrebbe assomigliare al seguente:

Nello stesso modo in cui lo schermo "Conti" riportava il capitale netto, l'importo nella parte inferiore della colonna dello schermo "Categorie" mostra il profitto totale (o la perdita totale, a seconda del fatto che si sia speso più denaro di quello guadagnato). Poiché non è stata registrata nessuna transazione, il profitto totale è uguale a zero.

Occorre ricordare che, per effettuare un reale controllo della propria situazione finanziaria, Money supporta le sottocategorie, ad es. "Supermercato: alcolici" e "Supermercato: cibo per cani". Le sottocategorie sono un concetto leggermente più complicato e, ai fini di questo tour guidato, prenderemo in esame solo le categorie definite in precedenza.

È ora possibile procedere alla registrazione di alcuni esempi di transazioni. Per ciascuna transazione immessa, soffermarsi a pensare alla procedura di registrazione usata.

Ogni transazione inerisce almeno un conto. In questo caso specifico, si tratterà del conto Cassa "Liquido", e si dovrà iniziare dal relativo libro delle transazioni.

1. Passare allo schermo "Conti" sfiorando l'etichetta "Conti". Usare la penna per portare l'evidenziazione sul conto "Liquido" e sfiorare nuovamente il nome. Sullo schermo dovrebbe ora apparire il libro delle transazioni di "Liquido".
   Osservare l'importo di 100.000 lire nell'angolo superiore destro dello schermo. Questo è il saldo iniziale, e cioè il valore specificato alla creazione del conto. Il saldo effettivo (chiamato profitto per un conto cassa), riportato nell'angolo inferiore destro, è anch'esso di 100.000 poiché non è ancora stata registrata nessuna transazione:

2. Sfiorare una riga in bianco per visualizzare la finestra di dialogo "Nuova transazione". Digitare "Nuova camicia" come descrizione; è possibile lasciare il campo dell'azione sul valore predefinito "Spesa (Liquido)". Portare il cursore sulla riga "A" e selezionare "Abbigl." dai conti e dalle categorie disponibili. Digitare 30.000 lire (il costo della camicia) sulla riga "Importo". Lo stato predefinito "Riconciliata" non richiede alcuna modifica in quanto si tratta di una transazione in contanti, e si sa bene quanto denaro è stato pagato! Lasciare per ora la riga "Riferimento" in bianco.
3. Sfiorare "OK" per confermare la finestra di dialogo ed accettare la transazione. Lo schermo dovrebbe mostrare ora il libro delle transazioni aggiornato relativamente al conto "Liquido". Il saldo effettivo è ora ridotto di 30.000 lire, per un totale di 70.000 lire.

Money permette di navigare nei diversi libri delle transazioni disponibili. Premendo semplicemente la lettera "s", ad esempio, si accederà immediatamente al primo libro il cui nome inizia con s, ad esempio il conto "SanPaolo". Premendo nuovamente "s" si passerebbe al prossimo conto il cui nome inizia con la stessa lettera, e così via.

È inoltre possibile usare i tasti di direzione sinistro/destro per scorrere i libri, o premere la barra spaziatrice su una riga evidenziata per accedere al libro in cui è custodita l'‘altra parte’ della transazione. Per ulteriori informazioni, fare riferimento al capitolo "Muoversi rapidamente all'interno di Money".

Ritornare ora allo schermo "Conti" ed osservare come anche il nuovo saldo del conto "Liquido" sia stato modificato e come il capitale netto sia sceso a 4.095.000. Passare ora allo schermo "Categorie", per visualizzare un'altra schermata importante: la categoria "Abbigl." mostra ora la spesa di 30.000 lire, che corrisponde alla perdita totale.

Nel nostro esempio, si supponga di aver ricevuto e depositato l'assegno mensile relativo allo stipendio.

1. Passare al libro "SanPaolo".
2. Sfiorare una riga vuota per visualizzare la finestra di dialogo "Nuova transazione". Digitare "Stipendio (Febbraio)" come "Descrizione". Usare il mese corrente, in quanto tutte le transazioni vengono datate secondo l'orologio del Series 5. Se si usano correttamente le date, sarà più facile comprendere successivamente i report. Impostare la terza riga su "Deposito (SanPaolo)" e digitare 2.000.000 per l'importo. La riga "Da" può ovviamente rimanere impostata su "Stipendio". Lo stato rimane "In sospeso", in attesa della conferma da parte del rendiconto bancario che l'assegno è stato incassato senza problemi. Per ora, lasciare la riga "Riferimento" in bianco.
3. Sfiorare "OK" per confermare la transazione; lo schermo visualizzerà il libro delle transazioni aggiornato per il "Conto corrente SanPaolo", con un capitale di £2.275.000:

Notare lo strano carattere nella colonna intermedia del libro. Si tratta di un ‘contrassegno’ visivo, indicante che la transazione è ancora in sospeso.

4. Sfiorare la scheda "Conti" e notare che i saldi dei conti sono stati aggiornati, e che il Capitale netto è aumentato di 2.000.000 di lire, ed è ora di 6.095.000:

Vale la pena osservare alcune caratteristiche dello schermo del libro.

Secondariamente, i numeri dell'ultima riga corrispondono ai diversi modi di considerare il saldo del presente conto. In sospeso mostra l'importo che dovrà essere confermato dal rendiconto bancario, Riconciliate mostra l'importo già confermato e Attivo mostra l'importo effettivo (stimato) del conto (evidenziando così eventuali errori della banca o altri problemi).

In questa transazione, per la prima volta, si trasferisce del denaro da un conto all'altro (piuttosto che guadagnarlo o spenderlo). Poiché due sono i conti interessati, è possibile scegliere se immettere la transazione in entrambi. Selezionare per il momento il libro "SanPaolo", in quanto l'uso del conto dal quale il denaro viene trasferito è un modo più intuitivo di presentare la transazione.

1. Passare al libro delle transazioni "SanPaolo" e visualizzare la finestra di dialogo "Nuova transazione".
2. Digitare "Eccedenza" come "Descrizione", "Prelievo (SanPaolo)" come "Azione", "Risparmi" come destinazione e 500.000 lire come "Importo". Come al solito, lo "Stato" è "In sospeso".
3. Sfiorare "OK". Il libro delle transazioni SanPaolo dovrebbe ora assomigliare al seguente:

Dopo una settimana dalla registrazione della transazione, arriva il rendiconto bancario, debitamente numerato (ad es. 00014).

Il rendiconto conferma che:

• il saldo precedente era di 275.000 lire
• è stato aggiunto l'assegno di 2.000.000 lire relativamente allo stipendio
• l'assegno di 300.000 lire per l'affitto è stato incassato
• sono state dedotte le 500.000 lire trasferite sul conto di risparmio
• il saldo è ora di 1.475.000 lire

Queste transazioni sono già state immesse. Non occorre fare altro che riconciliarle.

1. Passare al libro delle transazioni "SanPaolo". Il saldo riconciliato di questo conto è di 275.000 lire. Il saldo in sospeso è di 1.200.000 lire (cioè il totale delle voci immesse sinora ma non confermate).

Ricordare che il saldo riconciliato deve corrispondere al saldo precedente riportato sul rendiconto bancario, e cioè all'importo a disposizione prima di iniziare a registrare le transazioni di un determinato periodo di tempo. È buona prassi controllare sempre questo valore, in quanto eventuali differenze possono indicare degli errori personali o della banca.

2. Per riconciliare la transazione "Stipendio (Febbraio)", portare l'evidenziazione su quella riga ed usare il comando "Riconcilia transazione" (del menu "Transazioni"). Apparirà una finestra di dialogo con un nome simile, che richiederà di specificare un riferimento. Digitare "00014" e sfiorare "OK":

Occorre ora notare alcune cose:

• È possibile usare la riga Riferimento per qualsiasi voce. L'immissione del numero del rendiconto è solamente un suggerimento.
• Il 'contrassegno’ visivo, usato in precedenza per indicare che la transazione era in sospeso, è stato rimosso dalla colonna di stato.
• Il saldo "Riconciliate", nella parte inferiore dello schermo, è stato aggiornato, ma il "Capitale netto" non è cambiato, in quanto non si è spostato alcun importo. Ricordare che la riconciliazione è semplicemente un esercizio necessario di verifica.

3. Riconciliare allo stesso modo le transazioni "Affitto di marzo" e "Eccedenza".

• Notare che se si fosse rilevata una discrepanza e se questa fosse stata un errore di digitazione della transazione, è possibile modificare o eliminare la voce incorretta.
• Il libro delle transazioni del conto "SanPaolo" dovrebbe assomigliare ora al seguente:

• Non vi sono transazioni in sospeso ed i saldi del "Capitale netto" e del rendiconto bancario dovrebbero concordare.
• Notare che, nella realtà, le transazioni vengono registrate ogni giorno e che i libri contabili di Money mostreranno diverse voci risalenti ad una data successiva al periodo coperto dal rendiconto bancario. In questi casi, il saldo finale del rendiconto deve corrispondere al saldo a riporto (visualizzato nell'angolo superiore destro dello schermo) dopo aver portato l'evidenziazione sulla prima transazione immessa successivamente al periodo del rendiconto.

Si supponga ora di ricevere il rendiconto della carta di credito n.27, dalla Visa. Il saldo iniziale corrisponde alle 250.000 lire che si dovevano alla società ed include la cena costata 50.000 lire. Quindi, il saldo finale è di 300.000 lire. Se si decide di pagare con un assegno di 280.000 lire tratto dal conto "SanPaolo", si pagherà la maggior parte del debito.

1. Passare al libro delle transazioni "Visa". Usare come prima l'opzione "Riconcilia transazione" per riconciliare la voce "Cena", usando "27" (il numero del rendiconto) come riferimento.

Osservare che i saldi corrispondono ora al saldo finale del rendiconto:

2. Passare al libro delle transazioni "SanPaolo" ed immettere una nuova transazione "In sospeso", trasferendo 280.000 lire da "SanPaolo" a "Visa", come illustrato qui sotto:

Se si ritorna al libro delle transazioni "Visa", si noterà che sebbene il saldo riconciliato sia ancora di 300.000 lire (e corrisponda all'ultimo rendiconto), il "Passivo" effettivo riportato è di 20.000 lire, l'importo cioè ancora da pagare, oltre ad essere anche l'importo che apparirà sul prossimo rendiconto Visa.

Money include delle funzioni di preparazione di una grande varietà di report finanziari, spiegati in maggiore dettaglio nel capitolo "Riferimento". Per ora, ne prenderemo in esame solo due.

Questo report è una ‘fotografia’ della situazione finanziaria personale in qualsiasi momento specifico, e somma tutte le informazioni provenienti da tutti i conti e dai relativi libri delle transazioni sino alla "Data di fine" specificata.

1. Usare il comando "Report sul capitale netto". La raja "Al" sarà, come impostazione predefinita, la data odierna e, per ora, non occorre modificarla. Se si premono i tasti di direzione sinistro e destro sulla riga "Includi", appariranno le possibili scelte. Selezionare "solo riconciliate" e sfiorare "OK". Il report dovrebbe assomigliare al seguente:

Come previsto, Money riporta il totale del capitale netto riconciliato alla data odierna.

2. Per avere un quadro più preciso del riparto del capitale netto in relazione ai diversi conti, sfiorare il pulsante "Grafico" e quindi "Dettagliato":
3. Sfiorare "Fatto" (o premere Esc) per ritornare al report e quindi allo schermo principale "Conti".

Questo report presenta un quadro delle entrate e delle uscite in relazione a un determinato periodo di tempo.

1. Usare il comando "Profitti e perdite" e selezionare "Quest’anno" per "Intervallo", e "Budget nel periodo" per "Confronta con". Sfiorare "OK".

Come per il report sul "Capitale netto", è possibile visualizzare queste informazioni sommarie in forma grafica.

2. Sfiorare "Grafico" e selezionare "Dettagliato". Le categorie Entrate e Uscite appariranno sotto forma di un grafico a barre.

Money è inoltre in grado di tracciare i grafici a tempo, riportando il capitale netto, le entrate e le uscite in riferimento ad un determinato periodo di tempo. Notare che, viste le poche transazioni-esempio effettuate sinora, una visualizzazione a tempo non è, al momento, affatto utile. Quando si inizia ad usare realmente Money e si crea una vera e propria amministrazione, i grafici a tempo aiuteranno a individuare eventuali tendenze nella propria situazione finanziaria.

I budget sono associati alle categorie. Pianificando le proprie entrate o uscite in una categoria, è possibile evitare spiacevoli sorprese!

Notare che il sistema di preparazione del budget di Money si basa sui mesi di calendario.

2. Si stabilisce che 160.000 lire al mese per "Cibi e bevande" è una stima corretta, questa voce non dovrebbe variare troppo nel corso dell'anno. Evidenziare quindi "Gennaio" e sfiorare "Modifica". Specificare 160.000 lire come importo, da gennaio sino a "Dicembre":

3. Sfiorare "OK" e lo schermo del budget mostrerà come siano state assegnate ad ogni mese 160.000 lire:

4. Sfiorare "OK" per accettare queste imputazioni e nuovamente "OK" per terminare di apportare modifiche alla categoria "Superm.". Lo schermo "Categorie" dovrebbe ora assomigliare al seguente:

Notare il pulsante "Annuale", nella parte superiore della colonna intermedia, che indica che la cifra della colonna corrisponde al budget di tutto l'anno.

Un metodo di paragone più utile per ogni categoria è il budget "pro rata" relativo ad un determinato periodo di tempo dell'anno precedente.

5. Sfiorare il pulsante "Annuale" e selezionare "Anno alla data odierna" dalla finestra di dialogo. Sfiorare "OK":

Osservare che il pulsante mostra ora "ADO". La cifra accanto alla categoria Superm. è cambiata, per riflettere l'importo di spesa relativamente a questo periodo dell'anno.

Una transazione pianificata è una transazione che si prevede avverrà in futuro. Ad esempio, si può conoscere in anticipo l'importo di una transazione futura e lo si può voler inserire nell'amministrazione, per evitare di scordarsene.

Più comunemente, si può voler impostare una transazione pianificata che si ripete automaticamente ogni tanto, e cioè un "ordine permanente".

Come esempio, si imposti un ordine permanente relativo al pagamento trimestrale della bolletta dell'elettricità. Ogni tre mesi, vengono addebitate direttamente sul conto bancario "SanPaolo" 40.000 lire, e l'inserimento di tale voce in Money permette di risparmiare del tempo utile piuttosto che immettere manualmente la transazione ogni volta.

1. Passare allo schermo "Pianificate" e sfiorare (o premere Invio) su una riga in bianco, per registrare una nuova transazione.
2. Selezionare il conto "SanPaolo" e sfiorare "OK".
3. Impostare la finestra di dialogo "Ordine permanente elettricità" come "Descrizione" e 40.000 lire come "Importo".

Osservare che per le bollette dell'elettricità non è stata ancora definita una categoria, per cui ci si potrebbe chiedere a quale voce assegnare il libro delle transazioni. Passeremo ora ad usare un'altra utile funzione di Money:

4. Scegliere "-nuova categoria-" nella riga "A" e sfiorare "OK".

Apparirà la finestra di dialogo "Crea nuova categoria", che permette di definire (anche durante l'impostazione di una transazione) una categoria di spese per questo importo.

5. Digitare "Servizi" e "Elettricità, gas e acqua" nella finestra di dialogo e sfiorare "OK".

La nuova categoria "Servizi" ha la riga "A" completata:

6. Sfiorare "OK", per visualizzare la finestra di dialogo "Pianifica transazione", nella quale indicare a Money la data in cui eseguire l'ordine permanente.
7. Impostare la prossima data di scadenza al primo giorno del mese seguente, controllare di aver selezionato la casella "Ripeti" e impostare la riga "Ogni" su "3 mesi". Sebbene non sia necessario specificare una data coerente nella riga "Interrompi dopo il", vale la pena farlo, in quanto ciò riduce il lavoro che Money dovrà fare quando aggiornerà l'amministrazione. Sfiorare "OK"; lo schermo "Pianificate" dovrebbe assomigliare ora al seguente:

Se si è particolarmente interessati nel conoscere la frequenza degli ordini permanenti, è possibile abilitare un'ulteriore colonna selezionando l'opzione "Supporta transazioni pianificate" in "Preferenze".

Si immagini che la data sia ora il primo del mese e che sia giunto per Money il momento di elaborare la transazione pianificata. Vale la pena esercitarsi nella procedura in modo da poter effettuare qualsiasi scelta quando occorre farlo in una situazione reale.

1. Usare il comando "Elabora pianificate" (nel menu "Transazioni"/"Speciale"), specificando una data di alcuni mesi anteriore ad oggi.

Money esaminerà la lista delle transazioni pianificate e troverà l'ordine permanente immesso alcuni momenti fa. Apparirà la seguente finestra di dialogo:

I quattro pulsanti possono a prima vista sembrare superflui, ma tutti permettono di eseguire un'azione diversa. Il rendiconto nella parte superiore della finestra di dialogo indica che la transazione verrà aggiunta in una data particolare. Sebbene la frase non termini con un punto interrogativo, l'applicazione pone effettivamente una domanda all'utente, che dovrà pensare prima di decidere:

Sì – indica a Money di aggiungere ora la transazione.

Automatica – indica a Money di aggiungere ora la transazione; il programma aggiungerà anche qualsiasi altra transazione pianificata, senza porre altre domande.

Salta – indica a Money di non aggiungere, né ora né mai, la transazione.

Posticipa – indica a Money di non aggiungere ora la transazione, ma di riproporla in una data successiva.

2. Sfiorare "Sì". Money ritorna allo schermo "Pianificate" dopo l'elaborazione dell'ordine permanente. Notare che la colonna "Data" mostra l'occorrenza successiva in scadenza.
3. Passare al libro "SanPaolo" e controllare che l'ordine permanente sia stato eseguito correttamente.

Money è in grado di registrare le transazioni in valuta straniera e di gestire automaticamente eventuali fluttuazioni.

Quando si avvia per la prima volta, Money crea una "Valuta nazionale", in base alle impostazioni del proprio Series 5. L’utente dovrà quindi immettere tutti i tassi di cambio relativamente a tale valuta, che verrà fuori usata per quasi tutti gli importi visualizzati nel programma.

2. Sfiorare "OK"; appariranno le impostazioni modificate della valuta:

A questo punto, si possono impostare anche i Franchi francesi ed i Marchi tedeschi.

3. Sfiorare nuovamente "Aggiungi" ma questa volta specificare "ff", "Franchi francesi" e impostare "1" unità della valuta locale (1.000 lire) in modo che corrisponda a "3,12" franchi. Sfiorare "OK" per accettare le selezioni della finestra di dialogo:

Osservare come Money sia estremamente flessibile nel modo in cui consente all’utente di specificare il tasso di cambio di una valuta. Ad esempio, si potrebbe registrare il fatto di aver cambiato 50.000 lire per 455 Franchi francesi e lasciare che sia il sistema a calcolare il relativo tasso di cambio.

4. Sfiorare nuovamente "Aggiungi" ma questa volta specificare "DM", "Marchi tedeschi" ed un tasso di cambio di "1.000 lire " a DM "0,967". Sfiorare "OK" per accettare le selezioni della finestra di dialogo e quindi nuovamente "OK" per accettare le impostazioni della valuta e ritornare allo schermo principale.

I conti in valuta straniera sono utili per indicare ciò che si possiede (o che si deve) in un determinato paese, ad esempio un conto presso una banca tedesca o un importo in contanti in marchi tedeschi.

I conti cassa in valuta straniera rappresentano l’utilizzo quotidiano più comune di questa funzione, quando cioè si possiede del contante durante una vacanza o un viaggio d’affari all’estero.

1. Se si suppone di andare in vacanza in Germania, occorrerà avere a disposizione dei Marchi tedeschi. Usare il comando "Nuovo conto" per creare un nuovo conto cassa, con il nome abbreviato "DM Cassa" e la descrizione "Marchi tedeschi (contanti)". Verificare di avere impostato, nella scheda "Saldo", l’importo iniziale su "0" e la "Valuta" su "Marchi tedeschi (DM)":

2. Passare al libro delle transazioni "DM" ed effettuare un trasferimento di DM25 dal conto "SanPaolo". Notare che, poiché si è richiesta una transazione da un libro in DM, la finestra di dialogo visualizza anche l’"Importo" in DM.

Osservare che il libro delle transazioni ora mostra il trasferimento come "25.853,15", l’equivalente in valuta locale di DM25. Questo dato serve unicamente come riferimento per l’utente della transazione effettuata. Se si ritiene che questa informazione non faciliti la comprensione dell’operazione, la finestra di dialogo "Preferenze" contiene delle opzioni che permettono di visualizzare i saldi in valuta straniera nella valuta locale.

Cosa accade quando si verifica una variazione del tasso di cambio? Ovviamente si possiedono ancora nel proprio portafoglio i 25 Marchi tedeschi, che avranno un valore diverso nella valuta locale, facendo aumentare o diminuire di conseguenza il proprio capitale. È importante notare che, poiché Money utilizza la contabilità in partita doppia, il denaro non appare (o scompare) senza una giustificazione. Il problema di registrare questi profitti o perdite extra di piccola entità viene risolto mediante l’uso di una categoria speciale, "Fluttuazione di valuta".

3. Nella finestra di dialogo "Valute", modificare il tasso di cambio dei "DM" in modo che sia DM0,997 per lira. Non appena si conferma il nuovo tasso, Money individua il cambiamento e visualizza la finestra di dialogo "Fluttuazione di valuta":

4. Lasciare la "Descrizione" predefinita di questo evento come "DM Fluttuazione" e il "Libro" come "-nuova categoria-" e confermare le modifiche apportate. Money richiederà di specificare il nome della nuova categoria da usare. Suggeriamo di scegliere "FlVal" come "Nome abbreviato" e "Fluttuazioni di valuta" come "Descrizione". Al momento, non occorre specificare se si tratta di un’uscita o di un’entrata.
5. Osservare che la nuova voce del libro delle transazioni "DM Cassa" indica ora il fatto che il proprio capitale netto si è ridotto leggermente. Dopo aver evidenziato la voce, premere la barra spaziatrice per visualizzare l’altra parte di questa transazione speciale:

6. Premere nuovamente la barra spaziatrice per ritornare al libro delle transazioni "DM Cassa".

Ogni volta che si usa Money per registrare una transazione in una valuta straniera, il programma memorizza diverse informazioni:

• tutti i consueti particolari sulla transazione, ivi compreso l’importo in valuta straniera, ad es. DM25. Anche se si impostano le "Preferenze" in modo da visualizzare sempre i conti in valuta straniera nella valuta locale, Money memorizzerà nel file l’importo effettivo nella valuta originale ed eseguirà un rapido calcolo, per aiutare l’utente in una più facile comprensione, nelle visualizzazioni e nei report.
• il tasso di cambio in vigore.

Gli utenti di Money per il Series 3a dovrebbero ricordarsi in modo particolare questi due punti, in quanto la vecchia versione memorizzava solamente gli importi nella valuta locale. Il nuovo sistema di gestione delle valute offre una precisione maggiore e riflette meglio le situazioni reali.

Alcune transazioni possono inerire più di due conti o categorie. Ad esempio, gli articoli acquistati in un grande magazzino possono dover essere suddivisi in due o più categorie diverse. Money permette di suddividere queste transazioni.

Si usa la carta di credito in un grande magazzino, spendendo 35.000 lire, delle quali 12.000 devono essere catalogate come "Superm." e le restanti come "Abbigl.".

1. Passare al libro delle transazioni "Visa" ed immettere una nuova transazione: "Magazzini Standa", "Addebito (Visa)", "Superm.", "35.000 lire" e "in sospeso", come illustrato qui sotto:

Si inizia quindi ad assegnare la spesa ad una sola categoria particolare, in questo caso "Superm.". La transazione appare come di consueto nel libro delle transazioni Visa.

2. Controllare di aver evidenziato la transazione corretta e usare quindi il comando "Suddividi transazione". La barra del titolo dello schermo diventa "SUDDIVISO":

Siamo ora nella modalità "Suddivisione" ed è possibile registrare le transazioni nel modo consueto, ad eccezione del fatto che il loro totale deve corrispondere al primo importo specificato (e confermato sulla prima riga dello schermo). Man mano che si registrano le voci, il "Saldo suddiviso", nella parte inferiore dello schermo, viene modificato in modo da riflettere l’assegnazione del costo totale a diverse categorie di spesa.

3. Spostare l’evidenziazione sulla riga "Superm." e sfiorare "Modif.". Modificare l’importo in "12.000 lire" e sfiorare "OK".

Il saldo suddiviso mostra ora 23.000, l’importo restante della spesa da assegnare.

4. Sfiorare una riga in bianco, per visualizzare la finestra di dialogo "Nuova riga". Notare che la riga "Importo" viene automaticamente riempita con la somma restante ancora da assegnare ad una voce di spesa:

5. Impostare la riga "Da/A" su "Abbigl." e sfiorare "OK". Osservare che il "Saldo suddiviso" riportato è ora pari a zero, in quanto si è riusciti ad assegnare l’intero importo della spesa.
6. Premere il tasto Esc per uscire dalla modalità "Suddivisione" e ritornare al libro delle transazioni "Visa". Money richiederà come sempre di confermare le modifiche apportate alla transazione suddivisa, per cui si dovrà sfiorare "Sì".

Il libro delle transazioni "Visa" dovrebbe ora assomigliare al seguente:

La voce "Standa" appare sullo schermo. Il numero tra parentesi "(3)" nella colonna "Descrizione" indica il numero totale di righe della suddivisione (cioè la spesa Visa e le altre due categorie di assegnazione).

In qualsiasi momento in futuro, quando si modifica la transazione "Standa" dai libri delle transazioni "Visa", "Superm." o "Abbigl.", si attiverà la modalità "Suddivisione".

Come si può immaginare, la suddivisione delle transazioni entra in gioco anche quando si gestisce l’IVA. Money evita all’utente di suddividere manualmente le voci ed automatizza quasi completamente l’operazione di scorporo dell’IVA.

Usare il commando "Preferenze schermate" e sfiorare la scheda "Supporta". Controllare di avere selezionato la casella "Supporto IVA". Sfiorare "OK" per confermare le modifiche apportate alla finestra di dialogo.

1. Sfiorare "OK" per confermare le modifiche apportate alla finestra di dialogo.

Occorrerà disporre di almeno un conto IVA nel quale registrare la parte dell’IVA delle relative transazioni.

2. Passare allo schermo "Conti" ed usare il comando "Nuovo conto". Digitare "IVA", "Conto IVA" e quindi "IVA".

Per ogni categoria per la quale si desidera conoscere l’importo dell’IVA (una categoria di uscite, ad es. "Spese d’affari", o di entrate, ad es. "Fatture"), è possibile specificare l’aliquota IVA consueta e il conto IVA da usare.

Ad esempio, si desidera conoscere l’importo dell’IVA relativo alla voce abbigliamento.

3. Modificare la categoria "Abbigl.", impostando il "Conto IVA" su "IVA" e la percentuale (aliquota) consueta di IVA su "19", come illustrato qui sotto:

Una volta confermata l’operazione, ogni transazione relativa alla categoria "Abbigl." visualizzerà una finestra di dialogo "Suddivisione IVA", nella quale Money chiede all’utente di confermare l’applicazione dello scorporo automatico del 19al "Conto IVA".

È inoltre possibile scorporare manualmente l’IVA di qualsiasi transazione. Ad esempio, se si decide di farsi rimborsare l’IVA pagata per l’acquisto della "Nuova camicia", in uno dei nostri esempi precedenti.

1. Evidenziare la riga "Nuova camicia" del libro delle transazioni "Liquido" e usare il comando "Suddividi IVA transazione". Nella finestra di dialogo, impostare il "Conto IVA" su "IVA", come illustrato qui sotto:

Dopo aver confermato le modifiche apportate nella finestra di dialogo, si può notare come la transazione sia stata suddivisa. Il numero "(3)" indica il numero di righe della suddivisione (una nel conto "Liquido", una nel conto "Abbigl." ed una nel conto "IVA").

Ai fini di una maggiore comprensione, esaminiamo più in dettaglio il lavoro svolto da Money.

2. Evidenziare la transazione e premere la barra spaziatrice. Poiché vi sono diverse "altre parti" della transazione, Money le mostra tutte nella "suddivisione":

Notare l’assegnazione dell’aliquota IVA. Money presume che l’importo della transazione specificato inizialmente includa l’IVA.

Per uscire dallo schermo, premere il tasto Esc o la barra spaziatrice su una qualsiasi delle righe della transazione, per passare al relativo libro delle transazioni.